Wie sichere ich analoge und digitale Daten möglichst gut und lange?

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An analogen wie digitalen Unterlagen nagt irgendwann der Zahn der Zeit. Auch wenn Sie den schleichenden Prozess nicht aufhalten können, so können Sie ihn zumindest verlangsamen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Bestand schützen und Unterlagen gut und lange sichern können.
Aktenordner stehen aufgereiht in einem Aktenschrank

Das Wichtigste in Kürze:

  • Analoge Dokumente aus Papier werden irgendwann brüchig, Bildmaterial verbleicht.
  • Für die Lagerung und den Erhalt von analogen und digitalen Daten sind Kriterien wie Temperatur oder Luftfeuchtigkeit wichtig.
  • Beachten Sie daher, wie und wo Sie Ihre Daten lagern, um sie vor dem Verfall oder Schäden zu schützen.
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Was muss ich beachten, um analoge Daten zu erhalten?

Alle analogen Unterlagen zerfallen unweigerlich im Verlauf der Zeit, zum Beispiel weil das Papier brüchig wird, die Schrift oder das Bildmaterial verbleichen oder durch Tintenfraß, also die Zersetzung des Papiers durch Tintenbestandteile. Doch Sie können dem schleichenden Informationsverlust vorbeugen.

Dafür brauchen Sie zunächst eine gute Planung. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Unterlagen in welcher Menge gibt es?
  • Wie wertvoll sind diese Unterlagen für mich?
  • Wie sind die eigenen Wohnverhältnisse?
  • Wie ist der Zustand der Dokumente? Wie sind sie aktuell untergebracht?
  • Können die Unterlagen digitalisiert werden und stehen Aufwand und Nutzen im richtigen Verhältnis?

Was ist bei der Lagerung von analogen Unterlagen wichtig?

Die größten Schäden an Unterlagen, egal ob Papier oder Fotografien, verursachen Wasser, Licht und Luftfeuchtigkeit. Bringen Sie daher Papierunterlagen in einem kühlen, möglichst dunklen, trockenen und sauberen Raum unter. Sollte letzteres nicht möglich sein, kompensieren Sie dies mit geeigneten Verpackungen. Dazu zählen zum Beispiel DINA4-Ordner oder kleine Kartons oder Boxen. Diese müssen aber säurefrei sein.

Unter diesen Bedingungen halten Papierunterlagen am längsten:

  • Temperatur bei rund 18 Grad Celsius,
  • relative Luftfeuchtigkeit bei maximal 50 Prozent.

Für Fotos gelten noch strengere Klimawerte:

  • Temperatur am besten um den Gefrierpunkt,
  • relative Luftfeuchtigkeit nicht über 35 Prozent.

Da sich das in einem normalen Haushalt kaum umsetzen lässt, sollten Sie auch hier auf eine geeignete Verpackung, etwa mit Fotoarchivhüllen, achten. Auf diese Weise lassen sich klimatisch bedingte Schädigungen von Fotomaterialien zumindest begrenzen. Zugleich sollten starke Temperaturschwankungen vermieden werden.

Gut zu wissen: Lagern Sie Unterlagen nicht auf Dachböden. Sie sind wegen der Wärmeentwicklung im Sommer grundsätzlich ungeeignet. Gleiches gilt für feuchte Kellerräume. Nutzen Sie Kellerräume nur dann für die Lagerung, wenn diese trocken sind und dort keine Aufputz-Wasserleitungen sind. Sonst besteht die Gefahr eines Wasserschadens. Sie können beim Einlagern auch auf Dienstleister zurückgreifen, die sich darauf spezialisiert haben.

Besonders wertvolle Unterlagen bringen Sie am besten in einem abschließbaren und für 120 Minuten feuerfesten Tresor oder Aktenschrank unter oder in anmietbaren Bankschließfächern. Solche Unterlagen könnten etwa sein:

  • Aktien und Wertpapiere in Papierform,
  • Scheidungsbeschluss,
  • Adoptionsurkunde,
  • Namensänderungsurkunde,
  • Erbscheine,
  • Kaufverträge,
  • Kreditunterlagen und Belege zu größeren Anschaffungen wie etwa Immobilien, Autos oder Uhren.

Tipp: Verwahren Sie die wichtigsten persönlichen Unterlagen separat, zum Beispiel in einer Aktentasche. Dann haben Sie sie im Notfall schnell griffbereit.

Wie verpacke ich analoge Unterlagen?

Am besten nutzen Sie DINA4-Ordner oder kleine Kartons oder Boxen. Diese müssen aber unbedingt säurefrei sein. Die Verpackung sollte die Unterlagen möglichst dicht umschließen, um sie vor Licht oder auch Schädlingen zu schützen. Achten Sie aber darauf, dass die Unterlagen nicht geknickt, gestaucht oder gepresst werden, da sonst mechanische Schäden entstehen.

Entfernen Sie möglichst metallische Klammern und Klebestreifen, sofern Sie die Dokumente dabei nicht zerstören. Sie schädigen langfristig das Papier. Verwenden Sie auch keine Verpackungsmaterialien, die stark gefärbt, geklammert oder geklebt sind. Auch das kann die verpackten Unterlagen beschädigen.

Weitere Tipps, wie Sie Dokumente handhaben und aufbewahren, finden Sie auch im verlinkten PDF des LWL-Archivamtes für Westfalen.

Sollte ich analoge Unterlagen digitalisieren?

Ja, besonders dann, wenn es sich um wertvolle oder wichtige Unterlagen handelt wie Ausweise, Urkunden oder Verträge. Sie können Kopien sowohl analog als auch digital machen. Achten Sie aber bei digitalen Kopien darauf, dass diese auch verschlüsselt sind. Mindestens eine dieser Kopien sollten Sie räumlich getrennt von den Originalen und verschlüsselt unterbringen, etwa bei Freunden oder Verwandten, damit im Fall eines Großschadens nicht auch die Kopien verloren sind. Auch die Unterbringung in einem Schließfach ist eine gute und sichere Lösung.

Sinnvoll ist auch, solche Unterlagen verschlüsselt auf einem Cloud-Speicherplatz zu hinterlegen. Dann haben Sie auch von unterwegs Zugriff darauf. Näheres zum Umgang mit Cloud-Speicherdiensten finden Sie auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Für digitale Kopien empfehlen sich als Formate PDF/A, TIFF oder JPEG. Da Sie die Kopien nur zu Ihrer eigenen Sicherheit brauchen, reicht eine mittlere Qualität völlig aus. Sollten Unterlagen allerdings akut vom Zerfall bedroht sein, wählen Sie eine höhere Qualität, da aus den Kopien potenziell neue Originale werden.

Filme, Kassetten, CDs: So sichern Sie Ihren digitalen Bestand

Wenn Sie noch alte Filmrollen, VHS-Kassetten und Audio-Kassetten haben, sollten Sie schnellstmöglich digitalisieren. Nach wenigen Jahrzehnten können sie kaputt gehen, auch wenn Sie sie nicht benutzt haben.

CDs, DVDs und Blue-rays bleiben ebenfalls nur wenige Jahre intakt, weshalb Sie die darauf gespeicherten Daten auf andere Speichermedien wie Festplatten überführen sollten. Danach wandeln Sie sie um in geeignete Dateiformate, wie etwa

  • PDF/A für Textdateien,
  • JPEG oder TIFF für Bilddateien,
  • WAV für Audiodateien,
  • MPEG-2 oder MPEG-4 für Videodateien.

Wenn sich neue Formate entwickeln, sollten Sie die Daten rechtzeitig migrieren.

Anders als bei analogen Unterlagen müssen digitale Unterlagen über mehrere Jahrzehnte aktiv erhalten werden. Digitale Dateien sollten daher zur Sicherheit immer mehrfach vorhanden sein. Sichern Sie sie auf mindestens zwei Speichermedien, auch hier am besten räumlich getrennt, damit die Unterlagen im Falle eines Brandes oder Einbruchs noch vorhanden sind.

Als Speichermedien eignen sich Clouds oder externe Festplatten, die Sie zum Beispiel bei Verwandten oder auf der Arbeitsstelle lagern. Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Datensicherung einrichten, finden Sie im verlinkten Artikel. Wenn eine Festplatte oder ein Speichermedium kaputt ist, sollten Sie sofort für Ersatz sorgen und wieder mehrfach Kopien machen.

Sie können Dateien auch auf USB-Sticks abspeichern. Aber Vorsicht: Die dort verwendeten Flash-Speicher sind deutlich kurzlebiger und anfälliger für Datenverluste als Festplatten. Zudem kann es sein, dass USB-Sticks durch Alterungserscheinungen nicht mehr erkannt werden.

Ein Risikofaktor für digitale Unterlagen sind zudem Trojaner und Viren. Sichern Sie daher besonders wichtige Unterlagen immer ohne Netzwerkzugang.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Unterlagen möglichst lange und gut sichern? Informationen hierzu finden Sie im verlinkten PDF von Bernhard Homa (Niedersächsisches Landesarchiv) und Christian Schlöder (Sächsisches Staatsarchiv).

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