Heizkostenabrechnungen prüfen: So erkennen Sie teure Fehler

Viele Heizkostenabrechnungen sind fehlerhaft oder bringen Klärungsbedarf mit sich. Worauf Sie bei Ihrer Abrechnung achten sollten und wie Sie gegen zu hohe Nachforderungen vorgehen können.

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Das Wichtigste in Kürze:

Untersuchungen zeigen immer wieder: Heizkostenabrechnungen sind häufig fehlerhaft. Nicht einmal jede zweite Rechnung ist fehlerfrei.
Wir erklären, wie Sie Ihre Heizkostenabrechnung selbst prüfen und gegen fehlerhafte Abrechnungen vorgehen können.
Individuelle Hilfe bei der Prüfung Ihrer Abrechnung bekommen Sie auch in der Energieberatung der Verbraucherzentralen.

Wenn Sie als Mieter:in Ihre jährliche Heizkostenabrechnung erhalten, ist es möglich, dass diese nicht nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften erstellt worden ist bzw. fehlerhaft oder klärungsbedürftig sein kann. Das zeigt auch eine Marktwächter-Untersuchung.

Der Heizspiegel zeigt den Verbrauch und die damit verbundenen Kosten für Heizenergie für verschiedene Gebäude in Deutschland im Jahr 2022. Landen Sie beim Verbrauch oder den Kosten im roten Bereich, kann dies am Sanierungszustand Ihres Gebäudes liegen. Wenn es Ihnen möglich ist etwas am Gebäude zu verändern, können größere Sanierungen sinnvoll sein. Daneben haben Sie die Möglichkeit Ihren Energiebedarf zu senken, indem Sie Ihr Heizverhalten anpassen.

Bitte beachten Sie: Die Daten des Heizkostenspiegels repräsentieren nicht den aktuellen Stand bei den Energiekosten, sondern den des vorangegangenen Jahres.

Regelungen der novellierten Heizkostenverordnung

Mit Inkrafttreten der novellierten Heizkostenverordnung (HKVO) zum 1. Dezember 2021 wurden Umrüst-, Nachrüst- und Informationspflichten eingeführt. Falls eine Vermieterin oder ein Vermieter gegen die neuen Vorgaben verstoßen hat, kann ein Kürzungsrecht für die Mieterin oder den Mieter bestehen. Die Heizkostenverordnung gilt nicht für von Vermieter:innen selbst bewohnte Zweifamilienhäuser.

Fernablesung
Fernablesbare Messgeräte zur Erfassung des Heiz- und Warmwasserenergieverbrauchs bei Heizkostenabrechnungen werden mehr und mehr zum Standard. So müssen Heizkostenverteiler und Zähler, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert werden, auch digital aus der Ferne ablesbar sein. Sie dürfen inzwischen nur verbaut werden, wenn sie sicher an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können.
In Betrieb befindliche Messgeräte müssen in der Regel bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Hiervon kann nur in Ausnahmefällen abgewichen werden.
Informationspflichten
Neu eingeführt wurden auch Informationspflichten, damit Mieter:innen und Nutzer:innen ihren Heiz- und Warmwasserverbrauch besser im Blick behalten können. Seit Januar 2022 müssen monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen für Wohneinheiten, in denen bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, auf Wunsch der Mietenden bereitgestellt werden. Mindestangaben in diesen Mitteilungen sind der Verbrauch im letzten Monat in Kilowattstunden und ein Vergleich dieses Verbrauchs mit dem Verbrauch des Vormonats und dem des entsprechenden Monats im Vorjahr. Außerdem müssen die Jahresabrechnungen Informationen zum Brennstoffmix und einen Vergleich des aktuellen Energieverbrauchs mit dem Vorjahresverbrauch enthalten.
Die damit zusammenhängenden Kosten werden in den meisten Fällen auf die Mieter:innen und Nutzer:innen umgelegt werden.
Kürzungsrecht
Für den Fall, dass die neuen Vorgaben nicht eingehalten werden, kann ein Kürzungsrecht in Höhe von 3 Prozent bestehen. Bei mehreren Pflichtverstößen können sich die Kürzungsrechte summieren.

Heizkostenabrechnung soll Energiekonsum nachvollziehbar machen

Vermieter:innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen eine Heizkostenabrechnung zu erstellen, die sich nach Ihrem tatsächlichen Verbrauch richtet. Diese Regelung soll den eigenen Energiekonsum nachvollziehbar machen und so zum sparsamen Verbrauch anregen.

Werden diese Regelungen jedoch nicht konsequent umgesetzt, weil etwa ein Vermieter oder eine Vermieterin die Gesamtkosten einfach pauschal nach der Wohnfläche verteilt oder etwa für leerstehende Wohnungen im Gebäude alle anderen Mieter zahlen lässt, können diese sich dagegen wehren.

Heizkostenabrechnung verstehen

Eine Heizkostenabrechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Abschnitten:

• Zunächst erfolgt eine Aufstellung der Heizkosten, die für das Wohngebäude insgesamt angefallen sind.

• Anschließend werden diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen nach einem - in der Heizkostenverordnung - festgelegten Schema verteilt.

Heizkostenabrechnung prüfen: Darauf sollten Sie achten

Haben Sie den Verdacht, dass Ihre Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist? Dann kann sich ein genauerer Blick lohnen. Wir haben die wichtigsten Punkte für eine erste Prüfung der eigenen Heizkostenabrechnung zusammengestellt. Das kann Ihnen Anhaltspunkte dafür geben, ob die Heizkosten korrekt berechnet worden sind. Eine tiefer gehende Prüfung ist jedoch komplex und kann juristische Kenntnisse voraussetzen. Wenn Sie also sicher wissen möchten, ob Ihre Heizkostenabrechnung richtig ist, lassen Sie sich von einer unabhängigen Stelle beraten – zum Beispiel in der Verbraucherzentrale oder bei einem Mieterverein.

Vergleichswerte
Heben Sie Ihre jährlichen Heizkostenabrechnungen immer gut auf, denn sie sind ein wichtiger Anhaltspunkt, um neue Ablesewerte vergleichen zu können. Weichen Ihre Kosten für Heizung und Warmwasser trotz gleichbleibender Nutzung stark von Vorjahreswerten ab? Dann kann sich eine fachkundige Prüfung Ihrer Heizkostenabrechnung durch eine Expertin oder einen Experten lohnen.
Abrechnungszeitraum
In jeder Abrechnung muss der Zeitraum angegeben sein, für den sie gilt. Dieser sollte stets genau ein Jahr betragen und nahtlos an Ihre vorige Abrechnung anschließen. Prüfen Sie deswegen, ob auf Ihrer Heizkostenabrechnung der richtige Zeitraum abgerechnet wurde. Wer umgezogen ist, hat natürlich in der neuen Wohnung nur ab dem Tag des Einzugs und in der alten Wohnung nur bis zum Auszug zu bezahlen. Achten Sie also nach Umzügen besonders auf die berücksichtigten Stichtage!

Bei einem Wohnungswechsel ist es zudem empfehlenswert, die Zählerstände abzulesen und diese Daten aufzubewahren. Das wird zwar in vielen Fällen im Rahmen von Wohnungsübergabeprotokollen ohnehin gemacht, jedoch nicht in jedem Fall.
Abrechnungsfrist
Nach Ende der Abrechnungsperiode hat Ihr Vermieter 12 Monate Zeit, um Ihre Heizkosten abzurechnen. Sehen Sie nach, ob die Frist eingehalten wurde und die Abrechnung pünktlich kam. – Gegebenenfalls müssen Sie nicht zahlen. Das ist aber juristisch genau zu prüfen.
Vorauszahlungen
Meist zahlen Sie über das Jahr verteilt mit den monatlichen Nebenkosten schon im Voraus für die Heizkosten. Mit der Jahresabrechnung wird dann geprüft, wie viel Sie nachzahlen oder zurückbekommen. Kontrollieren Sie darum, ob Ihre geleisteten Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt wurden.
Energiekosten
Auf der Abrechnung müssen Sie Angaben zu den Kosten für den Brennstoffkauf (z.B. für Öl, Gas oder Fernwärme) sowie zu den sogenannten Heiznebenkosten (einzeln aufgeführt für z.B. den Schornsteinfeger oder Wartungskosten der Heizung) finden. Nicht berechnet werden dürfen Ihnen hingegen Reparaturkosten – diese muss Ihr Vermieter tragen. Kontrollieren Sie die aufgeführten Brennstoffkosten und Heiznebenkosten auf Ihrer Heizkostenabrechnung.
Energiebezugskosten
Überprüfen Sie, ob die berechneten Energiekosten sich grob an den folgenden Preisrichtlinien von 2021 orientieren:
Erdgas: 5 bis 10 Cent pro kWh
Heizöl: 60 bis 90 Cent pro Liter
Fernwärme: 90 bis 150 Euro pro MWh
Flüssiggas: 50 bis 75 Cent pro Liter
Bestände
Zu Beginn und am Ende eines Abrechnungszeitraums gibt es bei sogenannten "nicht leitungsgebundenen Energieträgern" (z.B. Heizöl oder Flüssiggas) in der Regel einen Restbestand – und den lohnt es auf Ihrer Heizkostenabrechnung zu überprüfen. Denn ein häufiger Fehler ist die Angabe des Bestands von jeweils 0 Litern. Es ist aber sehr unwahrscheinlich, dass der Tank im Keller nach einer Heizsaison komplett leer ist. Kontrollieren Sie deswegen, ob die Werte für Anfangs- und Restbestand bei Heizöl und Flüssiggas plausibel sind.
Kosten für lagerfähige Brennstoffe
Haben verschiedene Brennstoff-Lieferungen unterschiedliche Preise (pro Liter), darf für die Kostenberechnung nicht einfach ein Durchschnittswert gebildet werden. Hier gilt das sogenannte "First in – first out"-Prinzip. Das bedeutet, dass beispielsweise das Heizöl auch in der Reihenfolge seiner Anlieferung verbraucht und berechnet werden soll. War die erste Lieferung eines Jahres also besonders günstig, muss Ihnen zunächst dieser niedrige Preis berechnet werden. Es kann gut sein, dass die hohen Kosten späterer Einkäufe erst im folgenden Jahr auf Sie zukommen. Das "First in – first out"-Prinzip gilt auch für andere nicht leistungsgebundene Energieträger wie Flüssiggas und Pellets.
Verteilerschlüssel
Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie Energiekosten auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt werden. Sie finden den vereinbarten Umlageschlüssel in der Regel in Ihrem Mietvertrag. Die Abrechnung nach Quadratmetern darf nur maximal 50 Prozent (minimal 30 Prozent) der Gesamtheizkosten ausmachen. Ihre Verbrauchskosten können entsprechend mit 50 bis 70 Prozent zu Buche schlagen. Prüfen Sie also, ob die Heizkosten auf Ihrer Abrechnung richtig verteilt wurden.
Zudem darf der Verteilerschlüssel jeweils nur zu Beginn einer neuen Abrechnungsperiode geändert werden – und das nur, wenn Sie vorab von Ihrer Vermieterin bzw. Ihrem Vermieter über die Anpassung informiert werden. Prüfen Sie deswegen nach, ob der Verteilerschlüssel dem des Vorjahres entspricht.
Leerstand
Stehen Wohneinheiten im Abrechnungszeitraum leer, dürfen Vermieter:innen diese anteiligen Kosten nicht auf andere Mieter:innen abwälzen. Vergleichen Sie die Quadratmeter-Angaben, die dürfen sich zum Vorjahr nicht ändern.

Fehlerhafte Heizkostenabrechnung: rechtzeitig Widerspruch einlegen

Fehlerhafte Heizkostenabrechnungen müssen Sie nicht einfach hinnehmen. Sie haben das Recht, die Rechnungen und Belege, auf denen Ihre Abrechnung basiert, einzusehen und zu überprüfen. Ist Ihre Heizkostenabrechnung fehlerhaft, sollten Sie Widerspruch einlegen. Dabei helfen Ihnen dieser Musterbrief sowie die Berater:innen der Verbraucherzentrale in Ihrer Nähe oder des Deutschen Mieterbundes.

Wichtig: Nachdem Sie Ihre Nebenkostenabrechnung, inklusive der Heizungsabrechnung, erhalten haben, können Sie innerhalb von zwölf Monaten schriftlich Widerspruch einlegen. Danach ist in der Regel kein Widerspruch möglich. Die Begleichung der in Rechnung gestellten Summe verlangen Vermieter:innen aber meist bereits innerhalb eines Monats.

Erhöhungen von Abschlagszahlungen müssen plausibel sein und Mieter:innen erläutert werden.

Mit unserem Energiepreis-Rechner erfahren Sie, wie Ihr neuer Abschlag bemessen sein sollte. Mit ihm können Sie auch überprüfen, ob ein geforderter neuer Abschlag die korrekte Höhe hat.

Falls Sie hohe Nachzahlungen finanziell nicht stemmen können, erhalten Sie hier Erste-Hilfe-Tipps.

Weitere Informationen zur Gaspreisbremse, Härtefallfonds etc. finden Sie in diesem Text.

Hinweispflicht für Messdienste

Um fehlerhafte Heizkostenabrechnungen in Zukunft zu minimieren, fordern wir, dass die Bundesregierung zusammen mit Mieter- und Vermieter-Organisationen Qualitätsstandards für die Erstellung von Heizkostenabrechnungen festlegt. Zudem sollten Messdienstunternehmen dazu verpflichtet werden, Eigentümer:innen auf offensichtliche Fehler und fehlende Plausibilität der Daten hinzuweisen.

Energie-Spar-Tipps: So sparen Sie Heizkosten

In vielen Häusern wird Geld regelrecht verfeuert, da die Heizung falsch oder gar nicht eingestellt ist. Wie Sie Ihre Heizung optimieren und mit richtigen Einstellungen Heizkosten sparen können, erfahren Sie in diesem Artikel.